Veel bedrijven besteden al loonstroken uit. Outsourcing is inmiddels gemeengoed geworden voor de meeste zzp’ers – maar waarom is dat zo? Wat zijn de voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie? U vindt de antwoorden in onze gids. Vooral voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) kan het maandelijks opmaken van loon- en salarisstroken een uitdaging zijn.

De hoge hoeveelheid tijd en werk die ermee gemoeid is, plaatst veel ondernemers voor de vraag: moet ik de salarisadministratie uitbesteden? Of is de interne salarisadministrateur misschien uiteindelijk goedkoper voor mijn bedrijf? Het uitbesteden van de salarisadministratie is een goede keuze, zeker voor het MKB, omdat de inspanning en kosten onnodige capaciteiten opslorpen. Maar wat zijn nu precies de voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie?

Kosten- en tijdbesparing

Een voordeel van uitbestede salarisadministratie is de besparing in tijd en geld. Als een externe dienstverlener de opmaak van de loonstroken overneemt, hoeft er geen aparte medewerker te worden aangenomen. Vooral voor het MKB is de kostenlast van een werknemer die uitsluitend voor de salarisadministratie werkt vaak niet te verantwoorden. Door de loonadministratie uit te besteden kunnen ondernemers niet alleen personeelskosten blijven besparen, maar ook bijkomende kosten in de vorm van opleidings- en bijscholingskosten. Door uitbesteding besparen ondernemers ook de kosten van de benodigde hard- en software voor de interne boekhouding, die altijd kapitaalbindend zijn. Door de salarisadministratie uit te besteden hebben ondernemers meer tijd en energie voor hun kerncompetenties; efficiëntie neemt toe. Vooral als de payroll wordt gecreëerd door de baas of een werknemer uit een ander verantwoordelijkheidsgebied, zoals gebruikelijk in veel kleine MKB-bedrijven, worden vaardigheden verspild die het bedrijf op andere gebieden vooruit kunnen helpen. Voor startups kan het ook zinvol zijn om de salarisadministratie vanaf het begin uit te besteden, zodat u niet te maken krijgt met de complexe kwestie van de salarisadministratie, die bijna nooit winstgevend is, vooral in de opstartfase van het bedrijf vanwege tot gebrek aan middelen.

Bescherming tegen personeelstekorten

Door de loonadministratie uit te besteden, kunnen ondernemers zichzelf beschermen tegen personeelstekorten: ziekte of vakantie kan de totstandkoming van de loonadministratie vertragen. Een andere specialist inhuren is voor veel bedrijven gewoon ondenkbaar. Dus als de interne salarisadministrateur onverhoopt uitvalt of zelfs stopt, kunnen er al snel negatieve gevolgen voor het bedrijf ontstaan. Doordat een extern team bij uitbesteding uw loonstroken opmaakt, loopt u geen risico op personeelstekorten.

Kostentransparantie

Bij het uitbesteden van de salarisadministratie heeft u de volledige controle: u boekt alleen wat u nodig heeft en betaalt een vaste prijs per salarisadministratie en per medewerker. Zo kunnen ondernemers vooraf berekenen wat de uitbesteding gaat kosten en komen ze niet voor onaangename verrassingen te staan.

Professionaliteit

Met een externe salarisadministrateur zit u altijd aan de veilige kant, want zodra de rekenfactoren bekend zijn, volgt het opmaken van de loonstrook een strak en onveranderlijk patroon. Het risico dat de opgaven juridisch niet kloppen kan ontstaan ​​als er wetswijzigingen zijn, de payroll intern tot stand komt en de medewerkers niet worden opgeleid. Want in geen enkel ander rechtsgebied hebben regelgeving en wetten een kortere halfwaardetijd dan lonen. Wie interne medewerkers inhuurt voor de salarisadministratie, moet deze regelmatig doorsturen naar bijscholing en scholing; wie uitbesteedt mag van de externe dienstverlener verwachten dat hij zijn medewerkers up-to-date houdt. Evenzo zijn boetes en nabetalingen altijd een risico bij verkeerd opgemaakte loonstroken, bijvoorbeeld als er rekenfouten insluipen of sociale en fiscale verplichtingen niet goed worden opgevolgd.

Meer flexibiliteit

Bij een op groei gericht bedrijf bent u altijd verplicht om naast uw bedrijf ook administratieve structuren op te zetten. Veel bedrijven, vooral KMO’s, vinden dit nogal moeilijk. Ook om deze reden besluiten veel ondernemers de salarisadministratie uit te besteden, omdat uitbesteding nieuwe flexibiliteit creëert.